Artykuł 15 ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw 1 stycznia 2011 r. znosi obowiązywanie rozporządzeń – instrukcji kancelaryjnych.

Chyba każdy urzędnik zna te 3 rozporządzenia:

– Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych,
– Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu,
– Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa.

Ustawą o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw, znowelizowano ustawę o informatyzacji. Nowelizacja znosi delegacje ustawodawcze do obecnie istniejących trzech instrukcji kancelaryjnych. Z dniem 1 stycznia 2011 r. wszystkie trzy instrukcje przestają obowiązywać.

Przedmiotowe rozporządzenia odejdą w niebyt zgodnie z art. 15 ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw. Przepis ten brzmi: Ustawa wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 3, art. 4, art. 7, art. 8 i art. 10, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2011 r.

Trzy powyżej wymienione przepisy brzmią:

art. 4 – W ustawie z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z poźn. zm.) uchyla się art. 39a.

art. 7 – W ustawie z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590, z późn. zm.) w art. 46 uchyla się ust. 4.

art. 8 – W ustawie z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z późn. zm.) uchyla się art. 39.

Czyli zostały uchylone wszystkie 3 delegacje do w/w rozporządzeń. To co zamiast tych trzech rozporządzeń?
Może np. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych – wydane na podstawie znowelizowanego (od 1 stycznia 2011 r.) art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.)

Artykuł 3 ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw brzmi:

W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.11)) wprowadza się następujące zmiany:
1) tytuł rozdziału 2 otrzymuje brzmienie:
?Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją?;
2) w art. 6:
a) ust. 2 otrzymuje brzmienie:
?2. W organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyłączeniem wymienionych w ust. 2a, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1, wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji.?,
b) po ust. 2 dodaje się ust. 2a-2c w brzmieniu:
?2a. Przepisów ust. 2 nie stosuje się do:
1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki;
2) organów powiatu i starostw powiatowych;
3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich,
4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.
2b. Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określi, w drodze rozporządzenia, dla organów i związków międzygminnych, o których mowa w ust. 2a:
1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki;
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum.
2c. W rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2b, należy uwzględnić potrzebę zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.?.

Jest tylko jedno „ale”, rozporządzenie, które ma być wydane na podstawie art. 6 ust. 2b i 2c nadal jest w fazie projektu.

Pod tym adresem (strona BIP MSWiA) znajduje się informacja o projekcie przedmiotowego rozporządzenia z dnia 12.11.2010 r. (Projekt rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, kierowany do uzgodnień międzyresortowych z terminem na zgłaszanie uwag do dnia 22 listopada 2010 r.)

Aktualizacja z 07.01.2011 r.:

Od dnia 07.01.2011 r. na stronie MSWiA jest dostępna nowsza wersja projektu rozporządzenia w wersji skierowanej do KPRM do podpisu przez Prezesa Rady Ministrów.

Projekt rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia .. 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( w wersji skierowanej do KPRM do podpisu przez Prezesa Rady Ministrów )

Aktualizacja z 28.12.2010 r.:

Od dnia 28.12.2010 r. na stronie MSWiA jest dostępna nowsza wersja projektu rozporządzenia (projekt z 27.12.2010 r.) wraz z informacją o konferencji uzgodnieniowej.

Projekt rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( w wersji skierowanej do RCL z wnioskiem o zwolnienie z obowiązku rozpatrzenia przez Komisję Prawniczą).

Aktualizacja z 27.12.2010 r.:

Na stronie MSWiA zamieszczona została strona – „Nowe regulacje zarządzania dokumentacją w administracji publicznej: Pytania i odpowiedzi„ i dotyczy ona projektu nowej instrukcji kancelaryjnej. Ważne – przeczytaj ten post

Aktualizacja z 14.12.2010 r.:

Od dnia 14.12.2010 r. na stronie MSWiA jest dostępna nowsza wersja projektu rozporządzenia (projekt z 14.12.2010 r.) wraz z informacją o konferencji uzgodnieniowej.

Projekt rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (wraz z zestawieniem uwag zgłoszonych w trakcie uzgodnień międzyresortowych, do rozpatrzenia podczas konferencji uzgodnieniowej )
Konferencja uzgodnieniowa odbędzie się w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, ul. Rakowiecka 2d, w dniu 17 grudnia 2010 r. o godz. 9.30. Nazwiska osób biorących udział w konferencji należy zgłaszać pod numerem telefonu: (22) 56 54 636 lub 637.

Nowe rozporządzenie zostało poszerzone o instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dodatkowo rozporządzenie ma ponadto uwzględnić istnienie dokumentacji w różnej postaci w tym elektronicznej.

Nową instrukcję kancelaryjną w projekcie podzielono na trzy części:

– przepisy ogólne – (Rozdział 1 – § 1-9 – przepisy odnoszące się do całej instrukcji),

– regulacje właściwe dla podmiotów stosujących system elektronicznego zarządzania dokumentacją (w tzw. systemie EZD) – (Rozdział 2 – § 10-38 ? przepisy określające czynności kancelaryjne w systemie EZD),

– regulacje dla podmiotów stosujących tradycyjne rozwiązania oparte o akta spraw w postaci papierowej (w tzw. systemie tradycyjnym) – (Rozdział 3 – § 39-63 – przepisy określające czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym).

– 2 załączniki do instrukcji kancelaryjnej a w tym:

Zal. 1
> struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą (części A),
> struktura metadanych opisująca przesyłkę wychodzącą (części B),
> struktura metadanych opisująca elementy akt sprawy nie będące przesyłkami (części C),
> struktura metadanych opisująca sprawę (części D).

Zal. 2
> minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych.

Dodatkowo do rozporządzenia dodano 6 załączników:

Zał. 1 – Sama instrukcja kancelaryjna – opisana powyżej,
Zał. 2 – Jednolity Rzeczowy Wykaz organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki,
Zał. 3 – Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt organów powiatu i starostw powiatowych,
Zał. 4 – Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich,
Zał. 5 – Jednolity Rzeczowy Wykaz organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy,
Zał. 6 – Instrukcja w sprawie organizacji działania archiwów zakładowych.

Polecam link do strony MSWiA i lekturę uzasadniania.

Autor postu: Rafał Osajda \\ tags: e-government, EOD, ePUAP, EZD, informatyzacja, instrukcja kancelaryjna, legislacja, MSWiA, prawo, projekty, rozporządzenia, rząd, system elektronicznego zarządzania dokumentacją